PAG-OORGANISA NG PUL0NG (ORGANIZING THE MEETING)
Living up the C.U.L.P.R.I.T.S Virtues - FILIPINO SOCIETY IN LOFOTEN
RSS Følg Bli fan

Siste innlegg

Ang Pilipinas
Ang Pambansang Awit ng Pilipinas
The Philippine Flag
June 12, 1898 - The First Philippine Republic
TWO EVENTS HIGHLIGHTING THE 114'TH PHILIPPINE INDEPENDENCE DAY IN BODØ, NORWAY

Kategorier

FAMILY
Story
work
drevet av

INTERESTING FACTS AND STORIES

PAG-OORGANISA NG PUL0NG (ORGANIZING THE MEETING)

PAG-OORGANISA NG PUL0NG (ORGANIZING THE MEETING)
 
Ang pag-oorganisa ng pulong ay mahalaga upang ito ay maging epektibo at mabisa. Ang apat (4) na elemento ng isang organisadong pulong.
 
1. PAGPAPLANO (PLANNING)
Mga  tanong na dapat masagot kapag nagpaplano ng isang pulong:
    * Ano ba ang dapat makuha o maaabot ng grupo pagkatapos ng pulong?
    * Ano ang magiging epekto sa grupo kapag hindi nagpulong?
Kung kinakailangang magpulong, linawin ang layunin ng pulong: ito ba ay pagbibigay lamang ng impormasyon? May mga kailangan bang pagpasyahan? Mahalaga ito upang malinaw kung sino ang dapat na iimbitahan sa pulong.
 
1. MAGKAROON NG MALINAW NA LAYUNIN, KONG BAKIT DAPAT MAY PAGPUPULONG:
    * Pagpaplano para sa organisasyon  (Planning)
    * Pagbibigay impormasyon (may mga dapat ipaalam sa mga kasapi)
    * Konsultasyon (may dapat isangguni na hindi kayang sagutin ng ilang membro lamang)
    * Paglutas ng problema (may suliranin na dapat magkaisa ang lahat)
    * Pagtatasa (evaluation, sa mga nakaraang gawain o proyekto)
 
2. PAGHAHANDA (ARRANGING)
Sa imbitasyon (by letter, text o verbal), kailangang sabihan ang mga taong dapat dumalo sa pulong: kung kalian (petsa at oras), saan (lugar ng pulong), at ano ang agenda (mga bagay na pag-uusapan) na tatalakayin. Ang paghahanda ay nakadepende rin sa mga particular na tungkulin ng mga tao sa pulong.
    * Chairman/President  (presiding officer)– kailangang alam nya ang agenda, kung paano patatakbuhin ang pulong, at alam kung paano hahawakan ang mga mahihirap at kontrobersyal na mga isyu.
    * Secretary (Kalihim)– kailangan niyang ihanda ang katitikan (minutes of the meeting) o talaan noong nakaraang pulong at iba pang mga ulat at kasulatan ng organisasyon.
    * Mga kasapi sa pulong (members)– kailangang pag-aralan nila ang agenda o mga bagay na pag-uusapan para aktibo ang kanilang pakikilahok.
 
SA IMBITASYON DAPAT IPAALAM AT ISULAT ANG MGA PAG-UUSAPAN/TATALAKAYIN
(Agenda of the Meeting)
·   Pagbubukas ng pulong (date, day, time, and place of meeting)
·    Pagbasa at pagsang-ayon sa katitikan ng nakaraang pulong(reading the minutes of the previous meeting)
·   Pagtatalakay ng ibang paksa na may kinalaman na nakaraang pulong.(pending matters)
·   Pinakamahalagang pag-uusapan (business  of the day)
·   Ibang paksa (other matters)
·   Pagtatapos ng pulong (adjournment)
 
MAGHANDA SA PULONG
·   Ihanda ang lugal, (mesa. Upuan, pagkain kong kinakailangan, palikuran, kasiguruhan o security at iba pa)
·  ang mga gagamitin (pisara o blackboard, chalk or pentel pen at iba pa)
· pag-aralan (research) ang mga topic na tatalakayin, kong kinakailangan magtalataga (assign) ng taong mas higit na nakakaalam sa usapin.
 
3. PAGPOPROSESO (PROCESSING)
Ang pulong ay dapat mayroong mga “rules, procedures o standing orders” kung paano ito patatakbuhin. Sa pangkalahatan, pareho naman ang mga prinsipyo ng mga patakarang (rules) ginagamit ng union, nagkakaiba lang sa mga detalye.
Ang ilang mahahalagang patakaran (rules) ng pulong at ang tungkol sa mga dumalo (attendance) at pagsasagawa ng desisyon.
    * Quorum – ito ang bilang ng mga kasapi ng kasama sa pulong na dapat dumalo para maging opisyal ang pulong. Madalas ito ay 50% + 1 ng bilang ng mga inaasahang dadalo sa pulong.
    * Consensus – isang proseso ng pagdedesisyon ng kung saan kinukuha ang nagkakaisang desisyon ng lahat ng mga kasapi sa pulong.
    * Simpleng mayorya – isang proseso ng pagdedesisyon ng kung saan kinakailangan ang 50% + 1 (simple majority) ng pagsang-ayon o hindi pagsang-ayon ng mga nakadalo sa isang opisyal na pulong.
    * 2/3 majority – isang proseso ng pagdedesisyon na kung saan kinakailangan ang 2/3 o 66% ng pagsang-ayon o hindi pagsang-ayon ng mga dumalo sa isang opisyal na pulong.
 
MAGSIMULA AT MAGTAPOS SA TAKDANG ORAS
    * Simulan ang pagpupulong sa itinakdang panahon o oras.
    * Sikaping matapos ang pagpupulong sa itinakdang oras, alalahanin, ang ibang kasapi ay may iba pang nakatatakdang gagawin.
 
4. PAGTATALA (RECORDING)
          Ang tala ng pulong ay tinatawag na katitikan (minutes) ito ay mahalaga dahil ito ang opisyal na record ng mga desisyon at pinag-uusapan sa pulong. Maaari itong balikan ng organisasyon kung may kinakailangang linawin sa mga nakaraang pag-uusap. Dapat hindi lang ang Kalihim ang magtatala, ang mga kasapi dapat nagtatala rin sila ng hindi nila makalimutan ang pinag-usapan.
 
MAY MGA MAHAHALAGANG PAPEL SA PULONG
   1. Pinuno (Chairperson) – tinatawag ding “facilitator” tagpatnubay, o “meeting leader”. Sinisiguro niya na maayos ang takbo ng pag-uusap at pagdedesisyon. Ang chairperson ay parang pulis-trapiko na siyang nagpapaandar o nagpapahinto ng usapan sa pulong:
 
·         MGA PATRIKULAR NA GAWAIIN NG CHAIRPERSON
1)     Nangunguna at nag-aambag sa usapan.
2)     Kumukuha ng impormasyon at paglilinaw tungkol sa mga bagay na pinag-uusapan.
3)     Nagbibigay ng karagdagang impormasyon, naglilinaw at nagpapatawa sa mga usapan.
4)     Nag-aayos ng sistema ng pulong.
5)     Namamagitan sa mga alitan o hindi pagkakaunawaan ng mga kasama sa pulong.
   2. Secretary – tinatawag ding recorder, minutes-taker, o tagatala. Responsibilidad niya ang sistematikong pagtatala ng mga nagpag-uusapan at desisyon sa pulong. Tungkulin niya na ipaalala kung ano ang dapat pag-uusapan upang hindi mawala sa direksyon ang grupo at upang maging tuloy-tuloy ang pag-uusap.
   3. Mga kasapi sa Pulong (Members of the Meeting) – sila ang mga aktibong miyembro o kalahok sa pulong. Responsibilidad nila na ipaalala sa Chairperson at Secretary ang kanilang mga gawain. Maaari ding silang magbigay ng mga mungkahi o panukala sa pamamaraan ng pulong. Sila ang nagbabahagi, nagpapaliwanag, nagtatanong, makatuwirang pumumuna at gumagawa ng desisyon.
 
MGA DAPAT IWASAN SA PULONG
1.     Malabong layunin sa pulong – dapat  malinaw ang layunin sa pulong, ang may iba’t ibang paksa ang pinag-uusapan at walang direksyon ang pulong ay nakawawalang gana sa mga kasapi.
2.     Bara-bara na pulong – walang sistema ang pulong. Ang lahat ay gustong magsalita kaya nagkakagulo, kaya dapat ang “house rules”.
3.     Pagtalakay sa napakaraming bagay – hindi na nagiging epektibo ang pulong dahil sa dami ng agenda at pinag-uusapan. Pagod na ang isip ng nagpupulong.
4.     Pag-atake sa indibidwal – may mga kasama sa pulong na mahilig umatake o pumuna sa pagkatao ng isang indibidwal. Nagiging personal ang talakayan, kaya’t daihil dito nagkakasamaan ng loob ang mga tao sa pulong.
5.     Pag-iwas sa problema – posible sa isang pulong ay hindi ilabas ng mga kasama ang problema ng organisayon. Sa halip, ang binabangit nila ay iba’t iba at walang kabuluhang bagay para maiwasan ang tunay na problema.
6.     Kawalan ng pagtitiwala sa isa’t isa – walang ibubunga ang mga pulong na walang pagtitiwala at pagbubukas sa isa’t isa, dito kinakailangan ang “Iklas” manalig ka sa Allah, palaging alalahanin ang kasabihan: “may Makita kang isda sa dagat na wala sa ilog, at may Makita ka na isda na wala naman sa dagat”.
7.     Masamang kapaligiran ng pulong – masyadong maingay o magulo ang lugar ng pinagpupulungan kaya hindi magkarinigan. Minsan naman ay napakainit ng lugar o maraming istorbo gaya ng mga usyoso na nanonood, nakikinig o nakikisali, magkakalayo ang mga kinanalagyan ng mga kasamahan, dapat ang pinuno ay nakikita at naririnig ang lahat.
8.     Hindi tamang oras ng pagpupulong – ang miting ay hindi dapat natatapat sa alanganing oras – tulad halimbawa ng tanghaling tapat, sobrang gabi o sa oras ng trabaho ng mga manggagawa.
 
Iwasan o dapat hindi makadalo ang MGA KASAMANG NAKAKAGULO SA PULONG, sino sila? Kilalanin….
   1. Mr Huli- papaano hindi tawaging Huli eh Parating Huli – nahihinto ang takbo ng pag-uusap dahil kailangang ipaliwanag at ulitin sa nahuling dumating kung anong nangyari o napag-usapan. (LAUGHING)
   2. Mr Umali- si Maagang Umaalis – umaalis kaagad kahit hindi pa tapos ang pulong. Kadalasan ay hindi siya nakakasama sa pagdedesisyon sa huling bahagi ng pulong at siya pa minsan ang reklamador. (LAUGHING)
   3. Mr Sira-Sirang Plaka – paulit-ulit ang sinasabi dahil maaaring hindi nakikinig o talagang may kakulitan lang o gumawa ng sariling “papel” o gustong palaging “bida”. Dahil dito, nauubos ang oras ng pulong.  
   4. Mrs Duda- Parating Nagdududa – anumang tinatalakay  sa pulong ay pinagdududahan o pinagsususpetsahan. Ang tingin niya ay laging masama o negatibong balak ang grupo o ang ilang mga kasama. Walang tiwala sa kakayahan ng kasamahan.  
   5. Mr Iling-Laging Umiiling-iling – parang laging hindi tanggap ang sinasabi ng mga kasama sa grupo, na sa tuwing sasabihin ang kasamahan ay pailing-iling na walang namang sinasabi.
   6. Miss Gana-Walang Gana – bagamat pisikal na nasa pulong, ang kanyang isip ay nasa ibang lugar at may ibang ginagawa nagbabasa, nagdro-drowing, hikab ng hikab, natutulog, at iba pa, habang nagpupulong.
   7. Mr Whisper-Bulungero – nakakainis at nakakailang dahil kahit nagsasalita ang mga kasama sa grupo, bulong siya ng bulong (pangiti-ngiti pa kung minsan) sa kanyang katabi. Para bang may intrigang sinasabi sa katabi niya.
   8. Mr Apeng Daldal-Daldalero – halos sa buong pulong, siya at siya na lamang ang nagsasalita. Kadalasan din siya ang may pinakamalakas na boses, at madalas ay “out of topic.”
   9. Miss Tsismosa – nagdadala na kung anu-anong balita, tsismis at intriga na walang katuturan sa pulong. Dahil dito, nauubos ang oras ng pulong sa kanyang mga kuwento.
  10. Mr Henyo-Masyadong Marunong – ayaw magpatalo kahit kanino. Ayaw din niyang makinig sa mungkahi ng iba dahil akala niya siya ang palaging tama.
  11. Mr Pal-Paalis alis – habang nagpupulong, paalis-alis (pupunta ng comfort room, tatawag sa telepono o cellpon, makikipagkwentuhan sa iba, at kong ano-ano pa ang pinag-aabalahan) pero pagbalik ang daming tanong.
  12. Mr Tang-Tagasunod  - taga-tango at nakikisanay sa lahat ng nangyayari sa pulong at walang sariling opinion, kundi sama-sama lang sa mas maraming kasama.
 
 “Mr Chairman I moved for the adjournment of the Meeting..”
 “I second the motion”  
 
Now ladies and gentlemen, there is a move for adjournment and duly seconded.. Meeting adjourn... Mr Chairman presiding until next meeting.
 
 
 

8 Kommentarer på PAG-OORGANISA NG PUL0NG (ORGANIZING THE MEETING):

Kommentarer RSS
helen on 16. juni 2011 01:24
Napaka-interested naman nto,at nakakatuwa alam kona kung saan ako nalagay sa role ko as a member during our meeting..he he he..Something to learn and be aware of..Highly recommended sa lahat na babasa talaga nito. :)
Svar på kommentar
 
Gervz on 17. juni 2011 02:40
I'm sure many of us could relate on this story. I know where I put myself in either of those 1 to 12 criterias of persons being described here. I should admit I plead guilty of majority of these.


Gervz on 5. juli 2011 01:21
I'm sure many of us could relate on this story. I know where I put myself in either of those 1 to 12 criterias of persons being described here. I should admit I plead guilty of majority of these.


Alih S. Anso on 4. juli 2011 23:45
Congrats for using my articles, salamat sa inyong pagtitiwala sa aking mga sinulat.
Svar på kommentar
 
Gervz on 5. juli 2011 01:28
I really loved this kind of articles of yours for us members on our organization which I intended to share to all who can might read this and probably may relate on this or maybe identify themselves who they belong to from among those characters being portrayed.


Alih S. Anso on 5. juli 2011 00:06
Para sa mga karagdagang manga sulatin/babasahin sa wikang Pilipino, inaanyayahan ko po kayo na maglog in sa ating website : http://correctme.multiply.com; http://dxup.multiply.com/journal/item/397; http://dxupfm.i.ph/
Svar på kommentar
 
Gervz on 5. juli 2011 01:31
I give credit on your wonderful article by writing your name. Keep up the good work. I am enjoying reading your blogg articles.


df on 23. september 2014 11:39
salamat at meron akong nalaman kong ano ang gagawin pag my meeting
Svar på kommentar

Legg til kommentar

Navn:
E-postadresse: (Obligatorisk)
Hjemmeside:
Kommentar:
Gjør teksten større, fet, kursivert og mye mer med HTML-kode. Vi viser deg hvordan.
Post Comment